Welcome to GeVT’s documentation!¶

About¶

GeVT est une interface utilisateur (voir Fig. 1) qui permet la gestion semi-automatisée d’événements nécessitant des bénévoles. Plus le nombre de tâches à effectuer et à répartir parmis de nombreux bénévoles est grand plus la gestion de l’affectation de ces tâches devient complexe. GeVT permet de:

Edition de la liste des tâches à effectuer durant les différents jours de l’événement. Importation depuis un fichier au format csv possible, voir template-csv-tasks.
Edition de la liste des volontaires (bénévoles) et de leur disponibilité. Importation depuis un fichier au format csv possible, template-csv-vol.
Affectation d’un ou plusieurs bénévoles (selon le nombre nécessaire N needed) à une tâche donnée selon leur disponibilité. Si un bénévole n’est pas disponible sur le créneau de la tâche, il n’apparait pas dans la liste des possibilités.
Affectation d’une ou plusieurs tâches à un bénévole. La liste des tâches affectables est mise à jour immédiatement selon les tâches précédemment sélectionnées et qui modifient la disponibilité du bénévole.
Timeline pour voir l’état des différentes affectations
Edition automatique de fiches bénévoles regroupant l’ensemble des tâches qu’un bénvole devra effectuer.

Example de l’interface de GeVT utilisé ici pour le Raid Tout Absolu (http://absoluraid.wixsite.com/absoluraid).

Overview¶

GeVT est écrit en Python et supporte Python 3.5+. Il utilise la bibliothèque PyQt5 pour son interface utilisateur. Pour commencer, vous devez avoir une distribution de Python installée.

La distribution Python recommandée est WinPython qui contient un ensemble conséquent de package pour une utilisation versatile de python. Sous Linux et MacOS, une distribution similaire est accessible: Anaconda.

Installation¶

A partir des sources:¶

Depuis le repertoire local de GeVT (téléchargé depuis Github), il faut lancer la ligne de commande

C:\...\GeVT\python setup.py install

Avec Pip:¶

Il est cependant bien plus simple d’utilisaer l’utilitaire pip installé avec winpython. Pour cela:

Télécharger winpython et l’installer (choisir un répertoire d’installation sur C:\ directement, par exemple: C:\WPy-3710
ouvrir la ligne de commande depuis Winpython C:\WPy-3710\WinPython Command Prompt.exe
écrire la commande: C:\WPy-3710\scripts\pip install gevt

Utilisation¶

Cette section décrit le fonctionnement global de l’application.

Démarrage¶

Créer un nouvel événement
Remplir un événement

Au démarrage de GeVT un message apparaît pour Créer un nouvel événement ou edit_event.

Message de démarrage de GeVT

Créer un nouvel événement¶

Un événement consiste principalement en une date de début et un nombre de jours durant lequel a lieu l’événement.

Configuration d’un événement

La Fig. 3 présente les 5 champs configurable d’un événement:

Event Name: nom de l’événement. c’est aussi le nom du fichier de sauvegarde.
Event Place: lieu de l’événement
Event Start Date: date de début de l’événement
Ndays: Nombre de jour durant lequel a lieu l’événement
Save directory: emplacement de la sauvegarde.

Ces différents champs peuvent être modifié ensuite dans le menu Settings. Ceci dit, ce n’est pas vraiment recommandé car cela peut induire de nombreux bugs non encore traité… Il vaut donc mieux recommencé avec un nouveau fichier.

Remplir un événement¶

Un événement nouvellement créé est vide. Il ne contient aucune liste de tâches à effectuer ni de volontaires pour y être affecté (voir Fig. 4).

Création d’un nouvel événement vide de tâches et de volontaires

Tout événement est sauvegardé sous la forme d’un fichier hdf5 ayant l’extension *.gev. Ce fichier contient principalement deux tables, une pour la liste des tâches définies et une pour la liste des bénévoles (volontaires).

Il faut donc remplir ces tables!

Édition¶

Edition manuelle
Importation fichier CSV

Edition manuelle¶

Pour remplir l’une ou l’autre des tables il suffit de positionner la souris dessus et de faire un clic droit. Un menu contextuel apparait alors, tel que visible sur la Fig. 5 et sur la Fig. 6.

Edition (clic droit) de la table des bénévoles

Edition (clic droit) de la table des tâches

Sur ces menu on a le même genre de champs:

Add new task (or volunteer): ouvre un menu contextuel pour remplir l’ensemble des champs nécessaires
Edit current row: édition d’une ligne existante (même effet en double cliquant sur une ligne existante)
Remove selected rows: enlève les lignes sélectionnées (attention!)
Affect volunteers (or task): c’est ici qu’on affecte les bénévoles disponibles sur une tâche donnée ou des tâches (non complètes) à un bénévole donné
Remove volunteers (or task): pour enlever une tâche attribuée à un bénévole (ou enlever un bénévole à une tâche)
Import from csv: remplissage des tableaux à partir d’un fichier csv (voir Importation fichier CSV)
Export to html: exporte la liste des tâches dans un fichier html pour impression… mais plus important exporte pour chaque bénévole sa fiche de poste contenant les tâches qu’il doit effectuer.

Importation fichier CSV¶

Pour se simplifier la vie, il est possible d’importer tout un fichier csv contenant les valeurs pré-remplies des différents champs de la table. Le dossier examples de gevt contient deux fichiers csv type pouvant être réutilisé comme template.